籌備小組

職  稱 職       掌
典禮準備前 典禮進行中 典禮結束後
主任委員 綜理典禮籌備及進行事項
副主任委員 協助主任委員完成各項籌備工作
媒體製作暨教學中心 典禮5分鐘回顧VCR編輯與提供
秘書組 一、貴賓確認及接待部分:

1.典禮重要貴賓之邀請

2.貴賓邀請函之寄送。

二、新聞媒體部分:

大愛電視台人員及相關媒體新聞發布與影像。

三、其他事項:

1.校友會獎學金、傑出校友獎名單提供。

2.畢業生紀念品提供。

3.協助會務組邀約典禮參與演出師長。

4.大愛台人員安排。

5.協助會務組邀約「叮嚀」表演之師長,並安排相關練習事宜。

6.臨時交辦事項。

1.接待校友會獎學金、傑出校友獎得獎人員。

2.接待典禮重要貴賓。

引領貴賓及得獎人員離場。
人文組 一、會場人文部份:

1.與普師父聯繫,確認典禮台佈置、四個典禮會場佈置等事宜。

2.典禮會場,慈懿會人文接待。

二、畢業生部分:

1.服務奉獻獎人選名單提供。

2.慈懿會致贈畢業生禮品及頒獎禮品(禮券)等收發及採買包裝。

3.推薦畢業生家長與慈懿會致詞代表人選。

4.畢業生優良事蹟簡介手冊。(向 上人簡報說明用)

三、其他事項:

1.慈懿會參加人數統計及相關工作調度。

2.感恩堂座位規劃。

3.臨時交辦事項。

1.慈懿會參與畢業典禮人員就坐於智慧迴廊。

2.慈懿會協助感恩堂及國際會議廳之會場秩序。

1.引領慈懿會離場。

2.協助場復。

人事組 一、確認校內參加師長名單及通知行程:

1.以院為單位,確認各院撥穗老師名單及通知行程。

2.以院為單位,確認各院報名出席畢業典禮名單及通知行程。

二、其他相關事宜。

1.師長撥穗引導同仁安排。

2.師長表演人員引導安排。

教務組 一、準備教務長推薦畢業生相關事宜。

二、行政事項:

1.畢業證書及畢業名單、人數之提供準備,確認105學年度大學部畢業班名單及人數,提供會務組辦理各項行政事宜(邀請卡寄送地址)。

2.提供畢業班智育獎名單。

3.最佳學科獎獎項得獎人名單提供,於4月14日前交至教務處。

三、邀請函之拍攝與設計

四、其他相關事宜

擔任工作人員協助畢業典禮會場秩序維持。 一、協助典禮器材撤場。

二、離校手續辦理。

總務組 一、會場部分:

1.協助典禮會場外園藝花草等佈置。

二、校園佈置部分:

1.校園清潔。

2.校園內旗幟懸掛。

3.校園集合音響設備安排。

三、交通相關部分:

1.臨時停車場之規劃、交通管制。

四、行政事項:

1.畢業生學/碩士服之租借事宜。

2.參與畢業典禮師長博士袍租借事宜。

3.畢業典禮相關物品詢價、採購。

擔任工作人員協助畢業典禮會場外圍秩序維持。 一、出納事項:

1.辦理學生離校手續。

2.辦理餐費轉儲。

3.辦理欠繳學校款項。

二、其他相關事宜。

1.典禮結束後之場復工作。

2.畢業生學/碩士服之歸還事宜。

3.參與畢業典禮師長博士袍歸還事宜。

系所行政組 一、行政事項:

(一)各院部分:

1.負責以院為單位,彙整撥穗師長名單,交至人事室。(含院長共16名)

2.負責以院為單位,彙整各院報名參與畢業典禮師長名單,交至人事室。

3.提供院內畢業典禮演繹名單,交至學務處課器組。

4.協助院內師長與總務處保管組租借博士袍事宜。

5.名單內各師長相關訊息聯繫及傳遞。

(二)系所部份:

1.貴賓人數及名單提供,交至秘書組。

2.調查參加撥穗、演出師長、參與畢業典禮等名單,交至院長室。

3.協助系內師長與總務處保管組租借博士袍事宜。

4.

5.博士及碩士及大學部畢業生參加畢業典禮人數於4月10日前回報課器組。

6.通知系所師長相關訊息:

(1)彩排及典禮時間及程序。

(2)各項服儀及髮儀規範。

(3)畢業班導師輔導畢業班,典禮相關應注意事項。

7.畢業典禮引導舉牌入場學生人員,回報生輔組,並注意舉牌人員頭髮及穿著整齊制服。

二、畢業生部份:

1.典禮彩排及典禮當天各系集合、點名、服儀、入場就座及秩序。

2.畢業典禮當天撥穗上台順序及服儀。

三、其他相關事宜

1.擔任工作人員協助畢業典禮會場秩序維持。

其他相關事宜。

1.典禮結束後之場復工作。

2.畢業生學/碩士服之歸還事宜。

3.參與畢業典禮師長博士袍歸還事宜。

行政

協調組

課器組:

1.成立畢業典禮籌備小組。

2.協助主委完成各項籌備、溝通工作。

3.籌備會之召開。

4.典禮預演、彩排活動之安排。

5.典禮會場相關事務協調(師長、貴賓、學生、 家長等人數掌握,場地規畫,彩排流程等) 。

6.遴選及訓練司儀、在校生、畢業生代表。

7.畢業典禮動線之安排。

8.表演學生安排、通知。

9.畢業證書夾及獎牌之製作。

10.典禮場地之音控、燈光協調事宜。

11.經費申請及核銷。

12.畢業典禮相關獎項匯整(智育-教務、最佳學科獎-課器、德育-生輔、體育-體教中心、校友會獎學金-秘書室、傑出校友獎-秘書室)

13.會場指示牌之製作及放置。

14.典禮會場之物品借用、歸還及善後。

15.其他相關事宜。

畢業典禮會場場控。 畢業典禮會場場復。
諮商中心/職就組

1.畢業生入場引導

2.畢業典禮內場相關秩序維持

3.其他相關事宜

畢業典禮會場場復。
衛保組

1.服務台及急救站設置與服務

2.與秘書室保持密切聯繫了解貴賓到場及接待

3.典禮內場秩序維持

衛保組

1.服務台及急救站服務

2.典禮內場秩序維持

畢業典禮會場場復。
生輔組

一、典禮襄儀部份:

1.典禮後台控制

2.獎品托盤、墊布之準備

3.典禮獎品之遞送

4.服務同學之遴選及工作分派

5.其他相關事宜

(1)三個場地座位之規劃、安排。

(2)安排引導人員引導不同對象就位等事前規劃及演練

6.講經堂位置掌控及調度

7.感恩堂及國際會議廳二個場地主持人場控安排

8.引導進場學生訓練及行前通知,服儀規範,及各引導牌製作

9.典禮當天貴賓及人社院畢業生接送等交通車安排。

10.其他相關事宜

1.典禮彩排及當日畢業生服儀輔導

2.典禮當日畢業生集合整隊、校園巡禮引導至會場外交給諮商中心

3.典禮三個會場秩序及服務等維持

4.校園安全維護

畢業典禮會場場復。
畢聯會  1.畢業學生及家長相關訊息通知

2.邀請卡及當天出席人數統計

3.協助各畢業班拍照事宜及照片分發

4.其他相關事宜

5.寄發邀請卡